Etäperehdytys – uhka vai mahdollisuus?
Koronapandemian aikana moni työntekijä joutui työskentelemään kotoaan käsin. Tämä johti myös siihen, että perehdytykset siirtyivät kokonaan verkkoympäristöihin. Voiko etäperehdytys todellisuudessa toimia ja millaisia asioita siinä tulisi ottaa huomioon?
Tehokkaan perehdytyksen hyödyt
Perehdytyksen tavoite on opastaa uusi työntekijä työtehtäviin. Asianmukainen perehdyttäminen on osa ennakoivaa työsuojelua, jolloin mahdollisten virheiden ja työtapaturmien määrä pyritään minimoimaan. Onnistuneen perehdytyksen hyötyihin lukeutuu muun muassa oppiajan lyheneminen, jonka ansiosta työtehtävät ja yrityksen toimintatavat tulevat tutuksi käden käänteessä. Kouluttamalla uuden työntekijän ammattitaidolla ja huolella, perehdytettävä sitoutuu työyhteisöön ja onnistut samalla rakentamaan työnantajamielikuvaasi. On kuitenkin ilmiselvää, ettei kaikkia ammatteja voida perehdyttää etänä. Esimerkiksi kirvesmiehen etäperehdytys ei olisi kummallekaan osapuolelle mielekästä – ei työntekijälle eikä työnantajalle. Parhaiten etäperehdytys soveltuu työnimikkeisiin, joissa työ tapahtuu pääasiallisesti etäyhteyksillä. Älä siis heitä resursseja hukkaan perehdyttämällä työntekijää etänä, jos työ tehdään paikan päällä!
Kuinka onnistua perehdytyksessä?
Etäperehdytys ei luonnollisesti ole yhtä tehokasta kuin kasvotusten tapahtuva perehdytys. Avain verkkoyhteyksien välityksellä käytyyn perehdytykseen on tarjota uudelle työntekijälle kattava paketti tietoa, joita hän tarvitsee työssään.
Kokonaisuus on hyvä jakaa kolmeen eri kategoriaan:
- Asiat, jotka työntekijän tulee tietää ennen työn aloitusta.
- Asiat, jotka käydään läpi ensimmäisen viikon aikana.
- Muut yritykseen liittyvät seikat.
Yrityksen esittely on tärkeä osa esiperehdytystä, koska se antaa työntekijälle kokonaiskuvan siitä, miten työyhteisö toimii. Perehdytettävälle on hyödyllistä esitellä työtiimi sekä läheisimmät esimiehet aivan perehdytyksen alussa, jotta hän tietää kehen olla yhteydessä ongelmatilanteiden ilmetessä. Tiimin esittely olisi parasta tapahtua kasvotusten työpaikalla, mutta aina tämäkään ei ole mahdollista. Etäyhteyttä hyödyntäen tiimi voi järjestää yhteisen Zoom- tai Skype-palaverin, jossa käydään yrityksen tärkeät toimijat läpi. Etälounas on loistava keino luoda rento ilmapiiri työntekijöiden esittelyille!
Perehdytyksessä tulee käydä ilmi käytännön asiat, kuten avainten ja työvaatteiden hankinta. Työajat ja lomapäivät on hyvä käydä ensimmäisenä perehdytyspäivänä yhdessä läpi, jotta väärinkäsityksiltä vältyttäisiin tulevaisuudessa parhaan mukaan. Suosittelemme perehdytettävälle muistiinpanovälineiden mukaan ottamista, sillä ensimmäisinä päivinä tietoa tulee paljon, eivätkä kaikki pikkuasiat välttämättä jää kerrasta mieleen. Erityisesti työn alkuun liittyvät tärkeät päivämäärät on hyvä kirjoittaa ylös.
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty!
Tehokkaan suunnitelman ja aikataulun luominen on merkittävä osa onnistunutta perehdytystä. Koska työhön kouluttaminen tapahtuu etänä, voi uusi työntekijä kokea, ettei saa tarvittavaa tietoa ja apua työn aloittamiseen. Erityisesti kuulumisien vaihtaminen päivittäin lisää uuden työntekijän sitoutuneisuutta työpaikkaan ja -yhteisöön. Jotta perehdytettävä oppisi talon tavoille mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti, voi yritys tarjota erilaisia verkkokoulutuksia uuteen työhön liittyen. Tärkeintä on, että perehdytettävä saa tarvittavat tiedot ja hän kokee olevansa osa motivoivaa työyhteisöä.